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今年1月に就任したバイデン大統領は新型コロナウイルス感染症（新型コロナ）の拡散を防ぐため、これまで外国首脳との接触を電話またはテレビ会議といった非対面で進めてきた。
今回の会談は、今後のバイデン大統領と他国首脳間の対面会談の基準になるものと見られる。バイデン大統領は今回の菅義偉首相との会談に続き、5月末には文在寅（ムン・ジェイン）大統領との米韓首脳会談が予定されている。
新型コロナが終息していない状態で行われる対面会談であるため、米国政府は会談の準備に細心の注意を払ったという。バイデン大統領が高齢（78歳）である点も米国政府が新型コロナ対策に心血を傾けた理由の一つだという。
当初、今月9日に開かれる予定だった日米首脳会談の日程が16日に延期されたことについて、読売新聞は消息筋の話として「米国側が会談に使う机の配置と出席者の動線などについて、もっと時間をかけたいという意思を明らかにしたため」と伝えた。
菅首相をはじめとする訪米団全員は15日、米国に向けて出発し、これに先立って全員がファイザーの新型コロナワクチンを接種した。彼らは出国前にPCR検査を受け、新型コロナの陰性が立証された後、入国が認められた。
訪米団の規模は通常よりも20-30%少ない80人に縮小された。茂木敏充外務大臣ら閣僚をはじめ、菅首相夫人の真理子夫人も同行しないことにした。
読売新聞によると、訪米団の規模は当初日本側が希望したリストを確認した米国側が「もっと減らしてほしい」と要請し、最終的に調整された。
今回の訪米日程に同行する記者たちにも取材以外は原則的にホテル（宿舎）からの外出が禁止される制限が下された。
読売新聞とホワイトハウスによると、菅首相は16日午前には個人の日程をこなす。その後、ハリス副大統領の官邸でハリス副大統領と会談する。
副大統領官邸はワシントンD.C.のアメリカ海軍天文台の敷地内にあるオブザーバトリー・サークル1番地（Number One Observatory Circle）だ。もともとは海軍天文台の建物として建てられ、1974年に副大統領官邸となった。
続いてホワイトハウスで開かれる本格的な首脳会談は、会談冒頭の約1時間は米大統領執務室（Oval Office）で極めて少ない人数で進められる予定だ。両国首脳と通訳が同席する単独首脳会談の形式になると思われる。
その後、両首脳は場所を移して拡大首脳会談を行う予定だ。閣議室のキャビネットルーム（Cabinet Room）で開かれるとみられ、通常の拡大首脳会談の場合には両国の主要関係者が首脳とともに出席する。
共同記者会見はホワイトハウス庭園のローズガーデン（Rose Garden）で開かれる予定だ。
両首脳間の食事及び別途行事については日本政府が“日米両国間の結束”を果たすために会談だけでなく晩餐会などの日程も共にできるよう要請したと産経新聞が伝えた。菅首相は会談など訪米日程を終えた後、18日に帰国する予定だ。
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